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Posts tagged ‘Anwender’

Change-Management auf dem Weg in die Cloud

Viele Unternehmen und Organisationen stehen aktuell vor der Entscheidung, welche Dienste und Anwendungen den Anwendern zukünftig aus der Cloud zur Verfügung gestellt werden. Dies stellt nicht nur die IT vor große, neue Herausforderungen, sondern bringt auch auf Seite der Anwender viele Veränderungen mit sich:

  • In Lösungen wie Microsoft Office 365 sind neue Anwendungen für die Fachbereiche Ihrer Organisation potentiell sofort verfügbar.
  • Das User-Interface vieler Anwendungen ändert sich eventuell kontinuierlich.
  • Bisherige Konzepte zur Schulung und Information der Anwender sind auf Veränderungs-Zyklen von mehreren Jahren angelegt und passen nicht mehr zu den neuen Cloud-Ansätzen.

Um Frust und Eskalationen auf der Anwenderseite zu vermeiden ist ein durchdachter Change-Management Ansatz für Ihre Projekte auf dem Weg in die Cloud unerlässlich. Nur wenn Anwender und Fachbereiche früh und kontinuierlich in Ihr Projekt eingebunden sind, können deren Anforderungen und Erwartungshaltungen berücksichtigt werden.

Da sich Anwendungen aus der Cloud häufig ändern und zudem stetig neue Dienste und Lösungen zur Verfügung stehen, kommt insbesondere einem kontinuierlichen Austausch mit den Anwendern der verschiedenen Abteilungen mehr Bedeutung zu.

Meiner Erfahrung nach sind im Change-Management in Cloud-Projekten neue Ansätze erforderlich. Insbesondere:

  • Der konsequente Aufbau eines Multiplikatoren-Netzwerks in den Fachbereichen.
  • Ein Kommunikationskonzept zum kontinuierlichen Austausch mit diesem Netzwerk.
  • Flexible Formen der Dokumentation – PDFs sind meist schon veraltet bevor diese von den Usern gelesen werden.
  • Awareness-Maßnahmen, welche dem Anwender die Cloud-Strategie Ihrer Organisation aufzeigen. Schriftlich und vor allem auch visuell, als „Big Picture“.

Gerne unterstütze ich Sie in Ihren Projekten auf dem Weg in die Cloud – unabhängig vom aktuellen Fokus Ihres Projektes im Umfeld Unified Communications, Collaboration und interaktive Zusammenarbeit. Melden Sie sich bei Interesse an einem weitern, unverbindlichen Austausch gerne unter meinen angegebenen Kontaktdaten.

Use Cases – Was begeistert den Anwender an Ihrer Neuen Lösung

Bei der Einführung von Lösungen für Unified Communications, Collaboration und interaktive Zusammenarbeit wie Skype for Business oder Office 365 liegt der Fokus sehr häufig auf der neuen Technologie. Die Einbindung der Anwender beschränkt sich häufig auf die Bereitstellung von Dokumentationsmaterial und Schulungen.

Häufig ist dann die Akzeptanz der Lösung geringer als erwartet ist und der erwartete Mehrwert tritt nur sehr eingeschränkt ein.

Wie an anderer Stelle auf dieser Seite beschrieben ist eine frühe Einbindung der Anwender und Fachbereiche wesentlich für einen erfolgreichen Ablauf und Abschluss Ihres Projektes. Ein stimmiger Change Management Ansatz sollte die zukünftigen Nutzer über den gesamten Projektverlauf professionell einbeziehen.

Falls vorab oder nach der Einführung Informationen bereitgestellt werden beschränkten sich diese meist auf einzelne Funktionen wie Telefonie, Video, Freigabe, Online-Meetings und weitere. Dies führt dazu, dass ein großer Teil der neuen Möglichkeiten mit der (Kommunikations-) Lösung nur wenig genutzt werden, da der Mensch gerne an seinen Gewohnheiten festhält. Die bisherige Arbeitsweise wird just auf die neue Lösung übertragen. Dies führt sogar häufig zu Frustration, da einzelne vermeintlich liebgewonnene Funktionen plötzlich nicht mehr wie gewohnt zur Verfügung stehen oder man anstatt eines Hörers in der Hand plötzlich ein Headset auf dem Kopf trägt.

Use-Cases eröffnen den Anwendern die neuen Möglichkeiten der Anwendungen und Lösungen

Schlüssel zum Erfolg ist hier die Beschreibung von Use-Cases, welche neue Möglichkeiten des Arbeitens aufzeigen, welche bisher in dieser Form nicht verfügbar waren:

  • Use-Cases müssen in der täglichen Arbeit einen Mehrwert bieten
  • Sie sollen die Anwender neugierig machen, eine veränderte Arbeitsweise auszuprobieren
  • Use-Cases müssen für alle Anwender verständlich aufgezeigt werden (möglichst bildhaft, nicht zu technisch)
  • Geeignete Awareness-Maßnahmen bringen die Use-Cases den Anwendern näher

Ein mögliches Beispiel wäre die Möglichkeit zur Nutzung der UC-Lösung für interne und externe Online-Meetings unter Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle. Wie lade ich ein? Wie starte ich ein Meeting? Welche Kommunikationskanäle stehen mir zur Verfügung? Über welche Kanäle kann ich teilnehmen?……..

Viele weitere Informationen zum Change Management in UC-Projekten finden Sie auf diesen Seiten. Gerne unterstütze ich Sie bei der Einbindung Ihrer Anwender und Fachbereiche. Mein Beratungsansatz zielt insbesondere darauf, die Sicht der zukünftigen Nutzer der Lösung zu berücksichtigen. So können viele Eskalationen im Vorfeld vermieden werden und anstatt vieler Probleme überwiegen Begeisterung für und Neugier auf die neue Art der Kommunikation.