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UC-Lösung eingeführt – Mehrwert bleibt aus?

KoepfeDie Einführung einer Unified Communications & Collaboration-Lösung, wie z.B. Microsoft Lync (jetzt: Skype for Business) oder Cisco UC Manager, bietet Anwendern und Fachabteilungen eine Vielzahl neuer Kommunikationsmöglichkeiten. Neben der Telefonie stehen viele neue Kanäle wie Chat, Sharing und Online-Meetings zur Verfügung.

Häufig wurden im Vorfeld bereits hohe Anforderungen an ein UC-Projekt gestellt:

  • Die Zusammenarbeit im Unternehmen, insbesondere standortübergreifend, soll vereinfacht und intensiviert werden
  • Medienbrüche und überflüssige Kommunikationsversuche sollen vermieden werden
  • Meetings sollen teilweise online durchgeführt werden

um nur einige zu nennen.

Nach Projektabschluss wächst jedoch häufig die Erkenntnis, dass die UC-Lösung trotz Schulungen, Dokumentation und Mailings nur sehr eingeschränkt genutzt wird. Häufig sogar nur als optimierte „Telefonanlage“.

Ein Mehrwert in Ihrem Unternehmen wird durch eine UC Lösung nur dann erzielt, wenn den MitarbeiterInnen die Möglichkeiten von Unified Communications vertraut sind und diese auch in die täglichen Arbeitsabläufe integriert werden. Deshalb ist es vor allem die Phase nach Einführung einer UC-Lösung wichtig, die Anwender mit dem neuen System nicht alleine zu lassen.

Insbesondere mit einem durchdachten Post-Migration-Ansatz kann die Anwenderakzeptanz und somit auch die Nutzung der Lösung vorangebracht werden. Ziel ist es:

  • Den Anwendern in Ihrem Arbeitsumfeld Use-Cases mit der neuen UC-Lösung aufzuzeigen
  • Durch geeignete, von den Usern nachvollziehbare Szenarien den Mehrwert der neuen Kommunikationskanäle erfahrbar zu machen
  • So den Wandel hin zu Unified Communications direkt in den Fachbereichen zu begleiten und dauerhaft voranzubringen

Gerne unterstütze ich Sie als unabhängiger Berater im Bereich User Akzeptanzmanagement und bringe ich meine Erfahrungen aus vielen anderen Kundenszenarien auch in Ihr UC-Projekt mit ein.

Einführung von Unified Communications – Anwender einbinden statt überzeugen

BrückeDie Einführung von Unified Communications (UC) bringt auch für die Anwender und Fachabteilungen viele Veränderungen mit sich. Ein Mehrwert in Ihrem Unternehmen wird durch eine UC Lösung nur dann erzielt, wenn den MitarbeiterInnen die Möglichkeiten von Unified Communications vertraut sind und diese auch in die täglichen Arbeitsabläufe integriert werden.

In den meisten Projekten werden die Anwender erst nach Design und Implementierung einer Lösung in das Projekt mit eingebunden. Häufig wird dann eine Schulung zur neue Lösung durchgeführt und eine zugehörige Dokumentation angeboten.

Anwender überzeugen

Nachteile dieser Herangehensweise:

  • Die Lösung wird aus Sicht der Anwender von außen an sie herangetragen
  • Es wird eine bereits „fertige“ und seitens der IT gestaltete Lösung implementiert
  • Der Bedarf der Anwender / Fachabteilungen wurde nicht oder nur sehr unzureichend berücksichtigt
  • Die neue UC-Lösung stößt bei den Anwendern teilweise auf ablehnende Haltung. Es wird seitens der Anwender keine Zeit investiert, um sich mit der neuen Lösung auseinanderzusetzen.

Um in den Fachbereichen und Anwendergruppen einen spürbaren Mehrwert durch eine UC-Lösung zu erreichen, sollten die Fachabteilungen bereits zu Beginn des Projektes im Zuge eines User-Akzeptanz-Ansatzes in ein UC Projekt mit eingebunden werden. Details zu meinem Ansatz für das User Akzeptanzmanagement finden Sie in weiteren Einträgen auf dieser Web-Präsenz.

Anwender einbinden

Diese Herangehensweise bietet im Projektverlauf zahlreiche Vorteile:

  • Die Anwender und Fachbereiche werden Teil der zukünftigen UC-Lösung und werden in die technologische Ausgestaltung und den Projektablauf aktiv eingebunden
  • Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Ideen und Anforderungen in das Projekt mit einzubringen
  • Spezifische, mögliche Use-Cases für einzelne Fachbereiche können bereits vor dem Design der Lösung erarbeitet werden
  • Es entsteht eine positive Erwartungshaltung und Neugier bei den Anwendern bezüglich der zukünftigen UC-Lösung

Genre unterstütze ich Sie als selbständiger Berater im Bereich User Akzeptanzmanagement und bringe ich meine Erfahrungen aus vielen anderen Kundenszenarien auch in Ihr UC-Projekt mit ein.