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Posts tagged ‘Change Management’

Change-Management auf dem Weg in die Cloud

Viele Unternehmen und Organisationen stehen aktuell vor der Entscheidung, welche Dienste und Anwendungen den Anwendern zukünftig aus der Cloud zur Verfügung gestellt werden. Dies stellt nicht nur die IT vor große, neue Herausforderungen, sondern bringt auch auf Seite der Anwender viele Veränderungen mit sich:

  • In Lösungen wie Microsoft Office 365 sind neue Anwendungen für die Fachbereiche Ihrer Organisation potentiell sofort verfügbar.
  • Das User-Interface vieler Anwendungen ändert sich eventuell kontinuierlich.
  • Bisherige Konzepte zur Schulung und Information der Anwender sind auf Veränderungs-Zyklen von mehreren Jahren angelegt und passen nicht mehr zu den neuen Cloud-Ansätzen.

Um Frust und Eskalationen auf der Anwenderseite zu vermeiden ist ein durchdachter Change-Management Ansatz für Ihre Projekte auf dem Weg in die Cloud unerlässlich. Nur wenn Anwender und Fachbereiche früh und kontinuierlich in Ihr Projekt eingebunden sind, können deren Anforderungen und Erwartungshaltungen berücksichtigt werden.

Da sich Anwendungen aus der Cloud häufig ändern und zudem stetig neue Dienste und Lösungen zur Verfügung stehen, kommt insbesondere einem kontinuierlichen Austausch mit den Anwendern der verschiedenen Abteilungen mehr Bedeutung zu.

Meiner Erfahrung nach sind im Change-Management in Cloud-Projekten neue Ansätze erforderlich. Insbesondere:

  • Der konsequente Aufbau eines Multiplikatoren-Netzwerks in den Fachbereichen.
  • Ein Kommunikationskonzept zum kontinuierlichen Austausch mit diesem Netzwerk.
  • Flexible Formen der Dokumentation – PDFs sind meist schon veraltet bevor diese von den Usern gelesen werden.
  • Awareness-Maßnahmen, welche dem Anwender die Cloud-Strategie Ihrer Organisation aufzeigen. Schriftlich und vor allem auch visuell, als „Big Picture“.

Gerne unterstütze ich Sie in Ihren Projekten auf dem Weg in die Cloud – unabhängig vom aktuellen Fokus Ihres Projektes im Umfeld Unified Communications, Collaboration und interaktive Zusammenarbeit. Melden Sie sich bei Interesse an einem weitern, unverbindlichen Austausch gerne unter meinen angegebenen Kontaktdaten.

Use Cases – Was begeistert den Anwender an Ihrer Neuen Lösung

Bei der Einführung von Lösungen für Unified Communications, Collaboration und interaktive Zusammenarbeit wie Skype for Business oder Office 365 liegt der Fokus sehr häufig auf der neuen Technologie. Die Einbindung der Anwender beschränkt sich häufig auf die Bereitstellung von Dokumentationsmaterial und Schulungen.

Häufig ist dann die Akzeptanz der Lösung geringer als erwartet ist und der erwartete Mehrwert tritt nur sehr eingeschränkt ein.

Wie an anderer Stelle auf dieser Seite beschrieben ist eine frühe Einbindung der Anwender und Fachbereiche wesentlich für einen erfolgreichen Ablauf und Abschluss Ihres Projektes. Ein stimmiger Change Management Ansatz sollte die zukünftigen Nutzer über den gesamten Projektverlauf professionell einbeziehen.

Falls vorab oder nach der Einführung Informationen bereitgestellt werden beschränkten sich diese meist auf einzelne Funktionen wie Telefonie, Video, Freigabe, Online-Meetings und weitere. Dies führt dazu, dass ein großer Teil der neuen Möglichkeiten mit der (Kommunikations-) Lösung nur wenig genutzt werden, da der Mensch gerne an seinen Gewohnheiten festhält. Die bisherige Arbeitsweise wird just auf die neue Lösung übertragen. Dies führt sogar häufig zu Frustration, da einzelne vermeintlich liebgewonnene Funktionen plötzlich nicht mehr wie gewohnt zur Verfügung stehen oder man anstatt eines Hörers in der Hand plötzlich ein Headset auf dem Kopf trägt.

Use-Cases eröffnen den Anwendern die neuen Möglichkeiten der Anwendungen und Lösungen

Schlüssel zum Erfolg ist hier die Beschreibung von Use-Cases, welche neue Möglichkeiten des Arbeitens aufzeigen, welche bisher in dieser Form nicht verfügbar waren:

  • Use-Cases müssen in der täglichen Arbeit einen Mehrwert bieten
  • Sie sollen die Anwender neugierig machen, eine veränderte Arbeitsweise auszuprobieren
  • Use-Cases müssen für alle Anwender verständlich aufgezeigt werden (möglichst bildhaft, nicht zu technisch)
  • Geeignete Awareness-Maßnahmen bringen die Use-Cases den Anwendern näher

Ein mögliches Beispiel wäre die Möglichkeit zur Nutzung der UC-Lösung für interne und externe Online-Meetings unter Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle. Wie lade ich ein? Wie starte ich ein Meeting? Welche Kommunikationskanäle stehen mir zur Verfügung? Über welche Kanäle kann ich teilnehmen?……..

Viele weitere Informationen zum Change Management in UC-Projekten finden Sie auf diesen Seiten. Gerne unterstütze ich Sie bei der Einbindung Ihrer Anwender und Fachbereiche. Mein Beratungsansatz zielt insbesondere darauf, die Sicht der zukünftigen Nutzer der Lösung zu berücksichtigen. So können viele Eskalationen im Vorfeld vermieden werden und anstatt vieler Probleme überwiegen Begeisterung für und Neugier auf die neue Art der Kommunikation.

Einführung von Unified Communications – Anwender einbinden statt überzeugen

BrückeDie Einführung von Unified Communications (UC) bringt auch für die Anwender und Fachabteilungen viele Veränderungen mit sich. Ein Mehrwert in Ihrem Unternehmen wird durch eine UC Lösung nur dann erzielt, wenn den MitarbeiterInnen die Möglichkeiten von Unified Communications vertraut sind und diese auch in die täglichen Arbeitsabläufe integriert werden.

In den meisten Projekten werden die Anwender erst nach Design und Implementierung einer Lösung in das Projekt mit eingebunden. Häufig wird dann eine Schulung zur neue Lösung durchgeführt und eine zugehörige Dokumentation angeboten.

Anwender überzeugen

Nachteile dieser Herangehensweise:

  • Die Lösung wird aus Sicht der Anwender von außen an sie herangetragen
  • Es wird eine bereits „fertige“ und seitens der IT gestaltete Lösung implementiert
  • Der Bedarf der Anwender / Fachabteilungen wurde nicht oder nur sehr unzureichend berücksichtigt
  • Die neue UC-Lösung stößt bei den Anwendern teilweise auf ablehnende Haltung. Es wird seitens der Anwender keine Zeit investiert, um sich mit der neuen Lösung auseinanderzusetzen.

Um in den Fachbereichen und Anwendergruppen einen spürbaren Mehrwert durch eine UC-Lösung zu erreichen, sollten die Fachabteilungen bereits zu Beginn des Projektes im Zuge eines User-Akzeptanz-Ansatzes in ein UC Projekt mit eingebunden werden. Details zu meinem Ansatz für das User Akzeptanzmanagement finden Sie in weiteren Einträgen auf dieser Web-Präsenz.

Anwender einbinden

Diese Herangehensweise bietet im Projektverlauf zahlreiche Vorteile:

  • Die Anwender und Fachbereiche werden Teil der zukünftigen UC-Lösung und werden in die technologische Ausgestaltung und den Projektablauf aktiv eingebunden
  • Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Ideen und Anforderungen in das Projekt mit einzubringen
  • Spezifische, mögliche Use-Cases für einzelne Fachbereiche können bereits vor dem Design der Lösung erarbeitet werden
  • Es entsteht eine positive Erwartungshaltung und Neugier bei den Anwendern bezüglich der zukünftigen UC-Lösung

Genre unterstütze ich Sie als selbständiger Berater im Bereich User Akzeptanzmanagement und bringe ich meine Erfahrungen aus vielen anderen Kundenszenarien auch in Ihr UC-Projekt mit ein.

 

Change Management bei Unified Communications Projekten

Die Einführung einer Unified Communications Lösung verändert das Kommunikations- verhalten innerhalb eines Unternehmens maßgeblich. Deshalb ist ein professionelles Change-Management während der gesamten Projektphase wichtig.

Primäres Ziel muss sein, die geplanten Veränderungen auch zu erreichen, so dass die UC-Lösung genutzt wird und die erhofften Verbesserungen in der Unternehmenskommunikation mit sich bringt. Hierzu gilt es, alle betroffenen Mitarbeitergruppen und Projektbeteiligten schon von der Konzeptionierungsphase an in das Projekt mit einzubeziehen und auf die anstehenden Veränderungen vorzubereiten. Die Akzeptanz lässt sich beispielsweise dadurch steigern, dass Bedürfnisse der Anwender in der Planungsphase gehört, bewertet und, wo sinnvoll und möglich, auch umgesetzt werden.

Wichtige Aufgabe des Change-Managements ist es, während der gesamten Projektdauer für eine funktionierende Kommunikation der Projektbeteiligten untereinander zu sorgen, um so Eskalationen und Krisen bereits im Ansatz zu vermeiden.

Zu Projektbeginn gilt es, Ziele und Zwischenziele möglichst klar zu definieren und auch klar zu kommunizieren. Die gesteckten Zwischenziele müssen im Auge behalten und, beispielsweise bei kritischen technischen Problemen, mit allen erforderlichen Beteiligten überarbeitet werden.

Auch eine Auswertung und Bewertung der erreichten Verbesserungen nach der Einführung der UC-Lösung gehört in festgelegten Zeiträumen zu den Aufgaben des Change-Managements. Die Ergebnisse hieraus bilden die Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung der Kommunikationslösung, die sich zukünftig mehr denn je mit den aktuellen Erfordernissen weiterentwickeln muss.

Ich unterstütze Sie gerne bei anstehenden oder bereits laufenden Unified Communications Projekten.