Skip to content

Posts from the ‘Skype for Business Change Management’ Category

Besprechungen – Neue Herangehensweise? Neue Technologie? Mehrwert?

Häufig wird in Unternehmen und Organisationen über die richtige technische Ausstattung für Besprechungsräume nachgedacht. Doch ist dies allein der Schlüssel zu einer besseren Zusammenarbeit in Meetings? Sollten eventuell auch weitere Faktoren einbezogen werden? Beispiele könnten sein:

  • Wie aktuell sind die in der Besprechung genutzten Informationen?
  • Reiht sich eine PowerPoint-Präsentation an die nächste?
  • Gibt es eine zentrale Ablage für Inhalte?
  • Wie könnte ein geändertes Raum-Setup andere Formen der Zusammenarbeit möglich machen?

Die genannten Fragen könnten ein Einstieg in eine geänderte Herangehensweise für Meetings und Besprechungen sein. Noch lange vor der Beschaffung neuer Technologien für Ihre Besprechungsräume können Sie so gemeinsam mit Ihren Anwendern herausfinden, welche Veränderungen den Anwendergruppen und Fachbereichen einen wirklichen Mehrwert in der täglichen Zusammenarbeit bringen. Hierbei sollten unbedingt auch Überlegungen wie die folgenden einbezogen werden:

  • Wie können Teilnehmer eingebunden werden, welche sich nicht im Raum befinden?
  • Gibt es alternativen zum Meeting in einem klassischen Meeting-Raum? Offene Besprechungs-Bereiche, Lounges, modular aufgebaute Räume?
  • Welche Möglichkeiten der Visualisierung sollen genutzt werden? Im Raum und darüber hinaus?
  • Auf welchem Weg können Echtzeit-Daten bereitgestellt werden? Können Apps und interaktive Webseiten neuen Möglichkeiten liefern?

Auf Basis dieser Informationen lassen sich Entscheidungen für Technologie und Ausstattung von zukünftigen Meeting-Umgebungen besser und Anwender-orientierter treffen.

Gerne unterstütze ich Sie bei Anforderungsanalyse und Evaluierung neuer Möglichkeiten für Ihre Besprechungen und Besprechungs-Umgebungen. Ziel sollte sein, den Fachbereichen einen wirklichen Mehrwert, vor allem in Form neuer Möglichkeiten der Interaktion und Zusammenarbeit, zu bieten.

Use Cases – Was begeistert den Anwender an Ihrer Neuen Lösung

Bei der Einführung von Lösungen für Unified Communications, Collaboration und interaktive Zusammenarbeit wie Skype for Business oder Office 365 liegt der Fokus sehr häufig auf der neuen Technologie. Die Einbindung der Anwender beschränkt sich häufig auf die Bereitstellung von Dokumentationsmaterial und Schulungen.

Häufig ist dann die Akzeptanz der Lösung geringer als erwartet ist und der erwartete Mehrwert tritt nur sehr eingeschränkt ein.

Wie an anderer Stelle auf dieser Seite beschrieben ist eine frühe Einbindung der Anwender und Fachbereiche wesentlich für einen erfolgreichen Ablauf und Abschluss Ihres Projektes. Ein stimmiger Change Management Ansatz sollte die zukünftigen Nutzer über den gesamten Projektverlauf professionell einbeziehen.

Falls vorab oder nach der Einführung Informationen bereitgestellt werden beschränkten sich diese meist auf einzelne Funktionen wie Telefonie, Video, Freigabe, Online-Meetings und weitere. Dies führt dazu, dass ein großer Teil der neuen Möglichkeiten mit der (Kommunikations-) Lösung nur wenig genutzt werden, da der Mensch gerne an seinen Gewohnheiten festhält. Die bisherige Arbeitsweise wird just auf die neue Lösung übertragen. Dies führt sogar häufig zu Frustration, da einzelne vermeintlich liebgewonnene Funktionen plötzlich nicht mehr wie gewohnt zur Verfügung stehen oder man anstatt eines Hörers in der Hand plötzlich ein Headset auf dem Kopf trägt.

Use-Cases eröffnen den Anwendern die neuen Möglichkeiten der Anwendungen und Lösungen

Schlüssel zum Erfolg ist hier die Beschreibung von Use-Cases, welche neue Möglichkeiten des Arbeitens aufzeigen, welche bisher in dieser Form nicht verfügbar waren:

  • Use-Cases müssen in der täglichen Arbeit einen Mehrwert bieten
  • Sie sollen die Anwender neugierig machen, eine veränderte Arbeitsweise auszuprobieren
  • Use-Cases müssen für alle Anwender verständlich aufgezeigt werden (möglichst bildhaft, nicht zu technisch)
  • Geeignete Awareness-Maßnahmen bringen die Use-Cases den Anwendern näher

Ein mögliches Beispiel wäre die Möglichkeit zur Nutzung der UC-Lösung für interne und externe Online-Meetings unter Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle. Wie lade ich ein? Wie starte ich ein Meeting? Welche Kommunikationskanäle stehen mir zur Verfügung? Über welche Kanäle kann ich teilnehmen?……..

Viele weitere Informationen zum Change Management in UC-Projekten finden Sie auf diesen Seiten. Gerne unterstütze ich Sie bei der Einbindung Ihrer Anwender und Fachbereiche. Mein Beratungsansatz zielt insbesondere darauf, die Sicht der zukünftigen Nutzer der Lösung zu berücksichtigen. So können viele Eskalationen im Vorfeld vermieden werden und anstatt vieler Probleme überwiegen Begeisterung für und Neugier auf die neue Art der Kommunikation.

UC-Lösung eingeführt – Mehrwert bleibt aus?

KoepfeDie Einführung einer Unified Communications & Collaboration-Lösung, wie z.B. Microsoft Lync (jetzt: Skype for Business) oder Cisco UC Manager, bietet Anwendern und Fachabteilungen eine Vielzahl neuer Kommunikationsmöglichkeiten. Neben der Telefonie stehen viele neue Kanäle wie Chat, Sharing und Online-Meetings zur Verfügung.

Häufig wurden im Vorfeld bereits hohe Anforderungen an ein UC-Projekt gestellt:

  • Die Zusammenarbeit im Unternehmen, insbesondere standortübergreifend, soll vereinfacht und intensiviert werden
  • Medienbrüche und überflüssige Kommunikationsversuche sollen vermieden werden
  • Meetings sollen teilweise online durchgeführt werden

um nur einige zu nennen.

Nach Projektabschluss wächst jedoch häufig die Erkenntnis, dass die UC-Lösung trotz Schulungen, Dokumentation und Mailings nur sehr eingeschränkt genutzt wird. Häufig sogar nur als optimierte „Telefonanlage“.

Ein Mehrwert in Ihrem Unternehmen wird durch eine UC Lösung nur dann erzielt, wenn den MitarbeiterInnen die Möglichkeiten von Unified Communications vertraut sind und diese auch in die täglichen Arbeitsabläufe integriert werden. Deshalb ist es vor allem die Phase nach Einführung einer UC-Lösung wichtig, die Anwender mit dem neuen System nicht alleine zu lassen.

Insbesondere mit einem durchdachten Post-Migration-Ansatz kann die Anwenderakzeptanz und somit auch die Nutzung der Lösung vorangebracht werden. Ziel ist es:

  • Den Anwendern in Ihrem Arbeitsumfeld Use-Cases mit der neuen UC-Lösung aufzuzeigen
  • Durch geeignete, von den Usern nachvollziehbare Szenarien den Mehrwert der neuen Kommunikationskanäle erfahrbar zu machen
  • So den Wandel hin zu Unified Communications direkt in den Fachbereichen zu begleiten und dauerhaft voranzubringen

Gerne unterstütze ich Sie als unabhängiger Berater im Bereich User Akzeptanzmanagement und bringe ich meine Erfahrungen aus vielen anderen Kundenszenarien auch in Ihr UC-Projekt mit ein.

Einführung von Unified Communications – Anwender einbinden statt überzeugen

BrückeDie Einführung von Unified Communications (UC) bringt auch für die Anwender und Fachabteilungen viele Veränderungen mit sich. Ein Mehrwert in Ihrem Unternehmen wird durch eine UC Lösung nur dann erzielt, wenn den MitarbeiterInnen die Möglichkeiten von Unified Communications vertraut sind und diese auch in die täglichen Arbeitsabläufe integriert werden.

In den meisten Projekten werden die Anwender erst nach Design und Implementierung einer Lösung in das Projekt mit eingebunden. Häufig wird dann eine Schulung zur neue Lösung durchgeführt und eine zugehörige Dokumentation angeboten.

Anwender überzeugen

Nachteile dieser Herangehensweise:

  • Die Lösung wird aus Sicht der Anwender von außen an sie herangetragen
  • Es wird eine bereits „fertige“ und seitens der IT gestaltete Lösung implementiert
  • Der Bedarf der Anwender / Fachabteilungen wurde nicht oder nur sehr unzureichend berücksichtigt
  • Die neue UC-Lösung stößt bei den Anwendern teilweise auf ablehnende Haltung. Es wird seitens der Anwender keine Zeit investiert, um sich mit der neuen Lösung auseinanderzusetzen.

Um in den Fachbereichen und Anwendergruppen einen spürbaren Mehrwert durch eine UC-Lösung zu erreichen, sollten die Fachabteilungen bereits zu Beginn des Projektes im Zuge eines User-Akzeptanz-Ansatzes in ein UC Projekt mit eingebunden werden. Details zu meinem Ansatz für das User Akzeptanzmanagement finden Sie in weiteren Einträgen auf dieser Web-Präsenz.

Anwender einbinden

Diese Herangehensweise bietet im Projektverlauf zahlreiche Vorteile:

  • Die Anwender und Fachbereiche werden Teil der zukünftigen UC-Lösung und werden in die technologische Ausgestaltung und den Projektablauf aktiv eingebunden
  • Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Ideen und Anforderungen in das Projekt mit einzubringen
  • Spezifische, mögliche Use-Cases für einzelne Fachbereiche können bereits vor dem Design der Lösung erarbeitet werden
  • Es entsteht eine positive Erwartungshaltung und Neugier bei den Anwendern bezüglich der zukünftigen UC-Lösung

Genre unterstütze ich Sie als selbständiger Berater im Bereich User Akzeptanzmanagement und bringe ich meine Erfahrungen aus vielen anderen Kundenszenarien auch in Ihr UC-Projekt mit ein.