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Besprechungen – Neue Herangehensweise? Neue Technologie? Mehrwert?

Häufig wird in Unternehmen und Organisationen über die richtige technische Ausstattung für Besprechungsräume nachgedacht. Doch ist dies allein der Schlüssel zu einer besseren Zusammenarbeit in Meetings? Sollten eventuell auch weitere Faktoren einbezogen werden? Beispiele könnten sein:

  • Wie aktuell sind die in der Besprechung genutzten Informationen?
  • Reiht sich eine PowerPoint-Präsentation an die nächste?
  • Gibt es eine zentrale Ablage für Inhalte?
  • Wie könnte ein geändertes Raum-Setup andere Formen der Zusammenarbeit möglich machen?

Die genannten Fragen könnten ein Einstieg in eine geänderte Herangehensweise für Meetings und Besprechungen sein. Noch lange vor der Beschaffung neuer Technologien für Ihre Besprechungsräume können Sie so gemeinsam mit Ihren Anwendern herausfinden, welche Veränderungen den Anwendergruppen und Fachbereichen einen wirklichen Mehrwert in der täglichen Zusammenarbeit bringen. Hierbei sollten unbedingt auch Überlegungen wie die folgenden einbezogen werden:

  • Wie können Teilnehmer eingebunden werden, welche sich nicht im Raum befinden?
  • Gibt es alternativen zum Meeting in einem klassischen Meeting-Raum? Offene Besprechungs-Bereiche, Lounges, modular aufgebaute Räume?
  • Welche Möglichkeiten der Visualisierung sollen genutzt werden? Im Raum und darüber hinaus?
  • Auf welchem Weg können Echtzeit-Daten bereitgestellt werden? Können Apps und interaktive Webseiten neuen Möglichkeiten liefern?

Auf Basis dieser Informationen lassen sich Entscheidungen für Technologie und Ausstattung von zukünftigen Meeting-Umgebungen besser und Anwender-orientierter treffen.

Gerne unterstütze ich Sie bei Anforderungsanalyse und Evaluierung neuer Möglichkeiten für Ihre Besprechungen und Besprechungs-Umgebungen. Ziel sollte sein, den Fachbereichen einen wirklichen Mehrwert, vor allem in Form neuer Möglichkeiten der Interaktion und Zusammenarbeit, zu bieten.

Use Cases – Was BEGEISTERT den Anwender an Ihrer UC-Lösung

Bei der Einführung von UC-Lösungen wie Skype for Business ist der Fokus sehr häufig auf der neuen Technologie. Die Einbindung der Anwender beschränkt sich häufig auf die Bereitstellung von Dokumentationsmaterial und Schulungen.

Häufig ist dann die Akzeptanz der Lösung geringer als erwartet ist und der erwartete Mehrwert tritt nur sehr eingeschränkt ein.

Wie an anderer Stelle auf dieser Seite beschrieben ist eine frühe Einbindung der Anwender und Fachbereiche wesentlich für einen erfolgreichen Ablauf und Abschluss eines UC-Projektes. Ein stimmiger Change Management Ansatz sollte die zukünftigen Nutzer über den gesamten Projektverlauf professionell einbeziehen.

Falls vorab oder nach der Einführung Informationen bereitgestellt werden beschränkten sich diese meist auf einzelne Funktionen wie Telefonie, Video, Freigabe, Online-Meetings und weitere. Dies führt dazu, dass ein großer Teil der neuen Möglichkeiten mit der UC-Lösung nur wenig genutzt werden, da der Mensch gerne an seinen Gewohnheiten festhält. Die bisherige Arbeitsweise wird just auf die neue Lösung übertragen. Dies führt sogar häufig zu Frustration, da einzelne vermeintlich liebgewonnene Funktionen plötzlich nicht mehr wie gewohnt zur Verfügung stehen oder man anstatt eines Hörers in der Hand plötzlich ein Headset auf dem Kopf trägt.

Use-Cases eröffnen den Anwendern die neuen Möglichkeiten der UC-Lösung

Schlüssel zum Erfolg ist hier die Beschreibung von Use-Cases, welche neue Möglichkeiten des Arbeitens aufzeigen, welche bisher in dieser Form nicht verfügbar waren:

  • Use-Cases müssen in der täglichen Arbeit einen Mehrwert bieten
  • Sie sollen die Anwender neugierig machen, eine veränderte Arbeitsweise auszuprobieren
  • Use-Cases müssen für alle Anwender verständlich aufgezeigt werden (möglichst bildhaft, nicht zu technisch)
  • Geeignete Awareness-Maßnahmen bringen die Use-Cases den Anwendern näher

Ein mögliches Beispiel wäre die Möglichkeit zur Nutzung der UC-Lösung für interne und externe Online-Meetings unter Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle. Wie lade ich ein? Wie starte ich ein Meeting? Welche Kommunikationskanäle stehen mir zur Verfügung? Über welche Kanäle kann ich teilnehmen?……..

Viele weitere Informationen zum Change Management in UC-Projekten finden Sie auf diesen Seiten. Gerne unterstütze ich Sie bei der Einbindung Ihrer Anwender und Fachbereiche. Mein Beratungsansatz zielt insbesondere darauf, die Sicht der zukünftigen Nutzer der Lösung zu berücksichtigen. So können viele Eskalationen im Vorfeld vermieden werden und anstatt vieler Probleme überwiegen Begeisterung für und Neugier auf die neue Art der Kommunikation.

UC-Lösung eingeführt – Mehrwert bleibt aus?

KoepfeDie Einführung einer Unified Communications & Collaboration-Lösung, wie z.B. Microsoft Lync (jetzt: Skype for Business) oder Cisco UC Manager, bietet Anwendern und Fachabteilungen eine Vielzahl neuer Kommunikationsmöglichkeiten. Neben der Telefonie stehen viele neue Kanäle wie Chat, Sharing und Online-Meetings zur Verfügung.

Häufig wurden im Vorfeld bereits hohe Anforderungen an ein UC-Projekt gestellt:

  • Die Zusammenarbeit im Unternehmen, insbesondere standortübergreifend, soll vereinfacht und intensiviert werden
  • Medienbrüche und überflüssige Kommunikationsversuche sollen vermieden werden
  • Meetings sollen teilweise online durchgeführt werden

um nur einige zu nennen.

Nach Projektabschluss wächst jedoch häufig die Erkenntnis, dass die UC-Lösung trotz Schulungen, Dokumentation und Mailings nur sehr eingeschränkt genutzt wird. Häufig sogar nur als optimierte „Telefonanlage“.

Ein Mehrwert in Ihrem Unternehmen wird durch eine UC Lösung nur dann erzielt, wenn den MitarbeiterInnen die Möglichkeiten von Unified Communications vertraut sind und diese auch in die täglichen Arbeitsabläufe integriert werden. Deshalb ist es vor allem die Phase nach Einführung einer UC-Lösung wichtig, die Anwender mit dem neuen System nicht alleine zu lassen.

Insbesondere mit einem durchdachten Post-Migration-Ansatz kann die Anwenderakzeptanz und somit auch die Nutzung der Lösung vorangebracht werden. Ziel ist es:

  • Den Anwendern in Ihrem Arbeitsumfeld Use-Cases mit der neuen UC-Lösung aufzuzeigen
  • Durch geeignete, von den Usern nachvollziehbare Szenarien den Mehrwert der neuen Kommunikationskanäle erfahrbar zu machen
  • So den Wandel hin zu Unified Communications direkt in den Fachbereichen zu begleiten und dauerhaft voranzubringen

Gerne unterstütze ich Sie als unabhängiger Berater im Bereich User Akzeptanzmanagement und bringe ich meine Erfahrungen aus vielen anderen Kundenszenarien auch in Ihr UC-Projekt mit ein.

Einführung von Unified Communications – Anwender einbinden statt überzeugen

BrückeDie Einführung von Unified Communications (UC) bringt auch für die Anwender und Fachabteilungen viele Veränderungen mit sich. Ein Mehrwert in Ihrem Unternehmen wird durch eine UC Lösung nur dann erzielt, wenn den MitarbeiterInnen die Möglichkeiten von Unified Communications vertraut sind und diese auch in die täglichen Arbeitsabläufe integriert werden.

In den meisten Projekten werden die Anwender erst nach Design und Implementierung einer Lösung in das Projekt mit eingebunden. Häufig wird dann eine Schulung zur neue Lösung durchgeführt und eine zugehörige Dokumentation angeboten.

Anwender überzeugen

Nachteile dieser Herangehensweise:

  • Die Lösung wird aus Sicht der Anwender von außen an sie herangetragen
  • Es wird eine bereits „fertige“ und seitens der IT gestaltete Lösung implementiert
  • Der Bedarf der Anwender / Fachabteilungen wurde nicht oder nur sehr unzureichend berücksichtigt
  • Die neue UC-Lösung stößt bei den Anwendern teilweise auf ablehnende Haltung. Es wird seitens der Anwender keine Zeit investiert, um sich mit der neuen Lösung auseinanderzusetzen.

Um in den Fachbereichen und Anwendergruppen einen spürbaren Mehrwert durch eine UC-Lösung zu erreichen, sollten die Fachabteilungen bereits zu Beginn des Projektes im Zuge eines User-Akzeptanz-Ansatzes in ein UC Projekt mit eingebunden werden. Details zu meinem Ansatz für das User Akzeptanzmanagement finden Sie in weiteren Einträgen auf dieser Web-Präsenz.

Anwender einbinden

Diese Herangehensweise bietet im Projektverlauf zahlreiche Vorteile:

  • Die Anwender und Fachbereiche werden Teil der zukünftigen UC-Lösung und werden in die technologische Ausgestaltung und den Projektablauf aktiv eingebunden
  • Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Ideen und Anforderungen in das Projekt mit einzubringen
  • Spezifische, mögliche Use-Cases für einzelne Fachbereiche können bereits vor dem Design der Lösung erarbeitet werden
  • Es entsteht eine positive Erwartungshaltung und Neugier bei den Anwendern bezüglich der zukünftigen UC-Lösung

Genre unterstütze ich Sie als selbständiger Berater im Bereich User Akzeptanzmanagement und bringe ich meine Erfahrungen aus vielen anderen Kundenszenarien auch in Ihr UC-Projekt mit ein.

 

Unified Communications – Die Anwender nicht vergessen

FigurenIn den vergangenen Jahren hat sich das Kommunikations-verhalten bei vielen Anwendern in Unternehmen stark gewandelt. Insbesondere die rasante Entwicklung im Bereich der mobilen Endgeräte bringt hier viele Veränderungen mit sich. Auch weitere Kommunikationskanäle wie Chat, Video oder die Möglichkeit des Sharing (teilen von Bildschirminhalten) erfreuen sich wachsender Beliebtheit.

Durch den Einsatz moderner UC-Lösungen können Unternehmen Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, diese unterschiedlichen Kommunikationskanäle und Anwendungen in eine Lösung zusammenzuführen. Es gilt jedoch zu beachten, dass einzelne Kommunikationskanäle von den unterschiedlichen Anwendergruppen differenziert genutzt werden, wie diese Beispiele verdeutlichen:

  • Mitarbeiter, welche viel im Außendienst unterwegs sind, arbeiten schon heute fast ausschließlich über mobile Endgeräte. Selbst Notebooks werden in immer mehr Anwendungsfällen durch Tablet-PCs ersetzt. Ein Büro-Telefon ist – sofern noch vorhanden – häufig dauerhaft auf das Mobiltelefon umgeleitet.
  • AssistentInnen und KollegInnen in internen Abteilungen nutzen noch sehr häufig ihre Büro-Telefone mit den gebotenen Leistungsmerkmalen und Erweiterungsmodulen.
  • Spezialisten in der Entwicklung oder Berater in der Personalabteilung nutzen Lösungen zum Sharing oder für Videokonferenzen parallel zum bestehenden TK-System.

Vor der Umsetzung eines UC-Projektes ist es erforderlich, diese heute vorhandene Vielfalt im Unternehmen zu erkennen. Darauf aufbauend können, gemeinsam mit den Anwendern in den Fachbereichen, wirklich nützliche und stimmige Arbeitsplatzmodelle abgestimmt werden. So kann eine UC-Lösung den unterschiedlichen Anforderungen Rechnung tragen und wird nach der Einführung auch umfangreich genutzt. Gleichzeitig können Frustration und Widerstand vermieden werden.

Bereits bei vielen, auch sehr großen, Projekten konnte ich meine Erfahrungen in diesem Umfeld einbringen. Gerne unterstütze ich auch Sie in Ihrem Unified Communications-Projekt im Rahmen einer Anforderungsanalyse darin, ihre Anwendergruppen und Fachbereiche mit einzubinden. So lässt sich Kommunikation in Ihrem Unternehmen nachhaltig intelligenter zu gestalten.

Unified Communications – Den Nebel für die Anwender lichten

NebelModerne Kommunikationslösungen bieten Unternehmen und Anwendern viele neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Ein wesentlicher Schlüssel, um diesen Mehrwert für Ihr Unternehmen nutzbar zu machen, liegt im Verständnis der Arbeitsweisen und Kommunikations-Prozesse bei den Anwendergruppen und Fachabteilungen. Nur mit diesem Wissen ist es möglich, die zukünftigen Arbeitsplätze der Mitarbeiter so zu gestalten, dass die neue UC-Lösung einen wirklichen Nutzen bringt.

Zwei Beispiele sollen dies verdeutlichen:

  • Die Assistentin eines Managers arbeitet größten Teils von Ihrem Schreibtisch aus, ist nur innerhalb der Abteilung mobil, beispielsweise in Besprechungsräumen, und hat teilweise sehr viele Anrufe in kurzer Zeit zu beantworten und zu vermitteln. Für Sie (oder Ihn) liegt der Fokus bezüglich einer neuen UC-Lösung auf einfacher Bedienbarkeit und hoher Zuverlässigkeit.
  • Der Vertriebsmitarbeiter im Außendienst ist die meiste Zeit bei Kunden unterwegs und nur selten an einem Arbeitsplatz im Unternehmen. Meist arbeitet er nach den Terminen noch von zu Hause aus. Für Sie (oder Ihn) liegt der Fokus auf Mobilität und einen Zugriff auf die Lösung, der vom Ort und Endgerät unabhängig ist; diese sollte beispielsweise sowohl auf dem Laptop als auch auf dem Smartphone verfügbar sein.

Weiter Anwendergruppen, wie beispielsweise Entwickler, Kaufleute, Personalberater, Betriebsräte haben wieder andere Schwerpunkte in der Kommunikation.

Ihre zukünftige Unified Communications Lösung muss diese Vielfalt berücksichtigen. Dem vorausgehen muss jedoch eine Analyse der Anforderungen der einzelnen Anwendergruppen und Fachbereiche.

Wenn überhaupt wird versucht, die Anforderungen der Anwender durch Umfragen oder Anfragen per E-Mail zu berücksichtigen. Auf diesem Weg kann der Status quo einigermaßen erfasst werden. Da den Anwendern meist aber nicht bewusst ist, welche Möglichkeiten aktuelle Kommunikationslösungen bieten, bleiben die wesentlichen, möglichen Vorteile meist im Nebel. Ohne den Mitarbeitern aufzuzeigen, welche Vielfalt in diesem Umfeld heute möglich ist, kann der Mehrwert für die Fachbereiche nicht erkannt werden. Dieser letzte Schritt ist aus  meiner Erfahrung bei vielen Kunden der entscheidende, um in den Unternehmen neue Wege in der Zusammenarbeit einzuschlagen.

Gerne unterstütze ich Sie in Ihrem Unified Communications-Projekt im Rahmen einer Anforderungsanalyse darin, ihre Anwendergruppen und Fachbereiche mit einzubinden und auf diesem Weg Kommunikation in Ihrem Unternehmen wirklich intelligenter zu gestalten.

Kommunikation am Bedarf orientiert

Vor der Entscheidung für die Kommunikationslösung eines Herstellers bzw. Anbieters gilt es herauszufinden, welche Lösung für Ihr Unternehmen den größten Mehrwert bietet.

In der Vergangenheit wurde die Entscheidung für eine neue Telefonanlage häufig aufgrund technischer Parameter getroffen. Oft spielten auch finanzielle Überlegungen, wie beispielsweise günstigere Betriebskosten, eine wesentliche Rolle.

Intelligente Kommunikationslösungen können großen Nutzen für Ihr Unternehmen dann entfalten, wenn der Bedarf der einzelnen Fachabteilungen im Vorfeld geklärt wird. Nach einer technischen Bestandsaufnahme kann die Vorgehensweise wie folgt aussehen:

  • Klärung mit den IT und TK-Verantwortlichen, welche Bereiche im Unternehmen die zukünftige Kommunikationslösung intensiv nutzen
  • Festlegung von Gesprächsterminen mit den Verantwortlichen dieser Fachbereiche

In den Gesprächen:

  • Klärung, wie Kommunikation heute genutzt wird, was gut läuft und wo es Verbesserungspotential gibt
  • Darlegung der Möglichkeiten aktueller Kommunikationssysteme wie beispielsweise Medienintegration, Anwendungsintegration, Mobilität, Präsenzmanagement
  • Erarbeitung von möglichen Mehrwerten durch das zukünftige Kommunikationssystem für die Fachabteilung und deren Aufgabenbereich.

Auf Basis der Ergebnisse dieser Gespräche entsteht ein Anforderungskatalog für das zukünftige Kommunikationssystem. Zudem erhalten Sie einen Überblick, welchen Mehrwert die neue Lösung Ihrem Unternehmen, beispielsweise an der Kundenschnittstelle, bieten kann.

Diese Vorgehensweise liefert eine veränderte Sichtweise auf die zukünftige Kommunikationslösung. Nicht mehr technische Anforderungen, sondern der Nutzen für Ihr Unternehmen steht im Vordergrund. Auch zukünftig zu erwartende Anforderungen, wie beispielsweise eine Chat-Funktion in Ihrem Webauftritt, können bereits bei der Planung berücksichtigt werden.

Das Kommunikationssystem passt sich Ihrem Unternehmen an, und nicht die Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen dem Kommunikationssystem.

Ich unterstütze Sie gerne bei der Bedarfsanalyse für Ihr zukünftiges Kommunikationssystem und bringe meine Erfahrungen aus weiteren Kundenprojekten in Ihr Unternehmen mit ein.

Welches Systemhaus passt zu meinem UC-Projekt?

Telekommunikationsprojekte werden im Zeitalter von Unified Communications- Lösungen (UC) immer mehr zu IT-Projekten. Hier stellt sich für den ITK-Entscheider die Frage, welches Systemhaus für die zukünftige Zusammenarbeit im Bereich der (Tele-) Kommunikation der geeignete Partner ist, um sich heutigen und zukünftigen Anforderungen in diesem Umfeld zu stellen.

Noch vor 10 Jahren waren Projekte in der Telekommunikation meist sehr eigenständig. Es gab einzelne Kopplungen zu IT-Anwendungen, ansonsten war die Telefonanlage samt Verkabelung und Endgeräten eine einigermaßen in sich abgeschlossene Welt. Im Zuge von Voice over IP (VoIP) wandelt sich das Transportmedium für die Sprachdaten in letzter Zeit von einer eigenen Verkabelung, hin zum lokalen und standortübergreifenden IP-Netzwerk. So erfordert eine VoIP-Lösung Zusammenarbeit der Bereiche Telekommunikation und IP/LAN/WAN.

Aktuelle Unified-Communications-Lösungen, wie beispielsweise Microsoft Lync oder Cisco Unified Communications Manager, gehen noch einen Schritt weiter. Der Kern einer UC-Lösung ist eine serverbasierte Software. Somit wandert die Telekommunikation mehr und mehr in die IT. Dies erfordert von Ihrem Systemhaus entsprechende Kenntnisse und Kompetenzen, auf welche ich hier näher eingehen möchte.

UC-Projekte erfordern Kenntnisse und Kompetenzen in der IT

UC-Lösungen bieten viel Mehrwert, beispielsweise durch ein intelligentes Präsenzmanagement, Integration in Anwendungen wie E-Mail Programme (Microsoft Outlook, Lotus Notes…), CRM- oder ERP-Systeme (Microsoft Dynamics, Salesforce.com, SAP…) oder die Einbindung mobiler Endgeräte. All die genannten Weiterentwicklungen, und viele weitere mehr, können nur genutzt werden, wenn die Kommunikationslösungen entsprechend mit den zugehörigen IT-Anwendungen verknüpft werden.

Was zunächst einfach klingt, erweist sich in der Implementierung häufig als Herausforderung, welcher sich das ausführende Systemhaus zu stellen hat. Um beispielsweise den Präsenzstatus eines Mitarbeiters auch in Microsoft-Outlook sichtbar zu machen, was eine sehr häufige Anforderung ist, bedarf es Kenntniss im Umfeld Microsoft Exchange und Microsoft Office, ferner im Bereich der Server-Betriebssysteme, welche beim Kunden zum Einsatz kommen. Noch komplexer sind Kopplungen zu den genannten CRM- oder ERP-Systemen.

Da viele Rechenzentren inzwischen mit virtualisierten Plattformen wie VM-Ware arbeiten, ist auch hier entsprechendes Knowhow gefragt. Mobile Plattformen wie Apple IOS, Google Android oder Blackberry (RIM) samt zugehöriger Infrastruktur rücken zusätzlich in den Focus, wenn eine Integration dieser Clients in die Unified-Communications-Lösung angedacht ist.

Diese nur wenigen Beispiele zeigen auf, wie wichtig bei einem UC-Projekt die erforderlichen Kompetenzen im IT-Umfeld sind. Die Schlussfolgerung, dass ein solches Projekt bei einem reinen IT-Systemhaus am besten aufgehoben ist, ist jedoch zu kurzsichtig, denn auch die Bereiche IP und Telekommunikation sind von großer Bedeutung.

Transportmedium IP-Netzwerk

Schon bei Voice over IP (VoiP)-Projekten bedarf es im Umfeld des IP-Netzwerkes einiger Anstrengungen, um Sprachdaten mit hoher Qualität und Zuverlässigkeit zu transportieren. Sprachdaten auf IP-Netzwerken reagieren sehr sensibel auf Verzögerungen (Delay), Versatz (Jitter) und verlorene Datenpakete (Loss). Investitionen in eine einwandfreie Netzqualität sind unumgänglich, um eine seitens der Anwender akzeptierte Kommunikationslösung bereitzustellen. Obwohl die Bandbreiten-Anforderungen bei der Sprachübertragung gering sind, müssen diese berücksichtig werden. So laufen beispielsweise bei einem Konferenzsystem unter Umständen mehrere Dutzend Sprachverbindungen gleichzeitig zusammen, welche dann schnell auch Bandbreiten im Megabit-Bereich belegen.

Kommt jetzt noch die Video-Übertragung – eines der immer häufiger gefragten Elemente im Umfeld Unified Communications – hinzu, ist bei gleichbleibenden Qualitätsanforderungen plötzlich auch in weiten Teilen Ihres IP-Netzwerkes von großen Bandbreiten die Rede. Zwischen Standorten können diese schnell die vorhandenen Kapazitäten übersteigen. Dann kann es beispielsweise erforderlich sein, das Sprachsignal über die eigene, hochwertige, Verbindung zu transportieren, die Video-Signale jedoch über das, wenn auch qualitativ schlechtere, Internet. Auch solche Herausforderungen gilt es in einem UC-Projekt bei der Wahl des oder der Integrationspartner(s) zu berücksichtigen.

Anforderungen der Sprachübertragung nicht unterschätzen

Wie schon beschrieben ist das menschliche Gehör sehr empfindlich gegenüber Qualitätseinbußen bei der Sprachübertragung. Auch wird von der Telekommunikationslösung in einem Unternehmen, im einfachsten Fall ein Telefon auf dem Schreibtisch, erwartet, dass es funktioniert, und zwar immer! Wer dies außer Acht lässt riskiert schnell, dass die Einführung einer neuen Kommunikationslösung zum – negativen – Hauptthema innerhalb eines Unternehmens wird und jedes zweite Gespräch in der Kantine begleitet.

Das Systemhaus Ihres Vertrauens muss die erforderliche Erfahrung und das notwendige Gespür für ein Projekt im Umfeld der Sprachkommunikation mitbringen, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.  Auch ist ein tiefes Verständnis für die (technischen) Kommunikationsflüsse in der Sprachübertragung erforderlich, welche zum Teil sehr komplex sind. Dies gilt insbesondere, als in Ihrem UC-Projekt vermutlich nicht alle bisherigen Endgeräte einschließlich aller Aufzugs- und Torsprechstellen in einen großen Container auf dem Hof wandern, sondern – zumindest für eine Übergangszeit – intelligent in die neue Lösung integriert werden müssen.

Vermittler zwischen den Welten

Eine der größten Herausforderungen für den Partner Ihrer Wahl liegt darin, IT, IP und Telekommunikation zusammenzuführen, und dabei die zukünftigen Anwender nicht aus den Augen zu verlieren. Kompetenzen in nur einem der genannten Bereiche und Halbwissen in den beiden anderen werden nicht mehr ausreichen, um komplexe UC-Projekte zu einem erfolgreichen Abschluss zu führen. Kurz zusammengefasst benötigen Sie hierfür:

  • IT-Kenntnisse, um den Mehrwert von Unified Communications zu heben und die Lösung auf den immer vielfältigeren Plattformen verfügbar zu machen
  • Know-How im Umfeld von IP-Netzwerken, lokal wie auch standortübergreifend, um die Kommunikationsdaten mit der erforderlichen Qualität und Zuverlässigkeit zu übertragen
  • Kompetenzen im Bereich der Telekommunikation und Sprachübertragung, um die bestehenden Systeme mit der neuen Lösung zu verbinden und die Sensibilität der Anwender in Bezug auf die Telefonie nicht zu unterschätzen
  • Ein durchdachtes Konzept, wie die zukünftigen Anwender Ihrer UC-Lösung mit eingebunden werden

Das breite Spektrum an Anforderungen, im technischen wir auch im menschlichen Umfeld, stellt Systemhäuser in Unified Communications-Projekten vor große Herausforderungen. Welches Knowhow in welcher Tiefe erforderlich ist, hängt stark von Ihren Erfordernissen ab. Liegt der Fokus auf einer tiefen Integration Ihrer Anwendungen in Ihre Kommunikationslösung sind umfassende IT-Kenntnisse unerlässlich. Bei einem sehr international aufgestellten Unternehmen rückt schnell das IP-Netzwerk in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit. In keinem Fall dürfen die Besonderheiten der Sprachübertragung sowie die Anwender außen vor bleiben.

Die Vielfalt zu berücksichtigen, garantiert letztendlich den Projekterfolg. Häufig kann auch ein Weg sein, mit zwei kooperierenden Systemhäusern zusammenzuarbeiten, welche Ihre Kompetenzen in unterschiedlichen Teilbereichen haben, sich jedoch sinnvoll ergänzen, anstatt bei den ersten Problemen mit dem Finger auf den anderen zu zeigen. Ist jedoch eine der erforderlichen Qualifikationen auf dem Weg zu Ihrer neuen Kommunikationslösung nur oberflächlich vorhanden, ist das Vertrauen in die ITK-Verantwortlichen und Ihre Mitarbeiter schnell verspielt.

Kommunikationslösungen – Aktuell im Jetzt, offen für die Zukunft

Wenn Sie sich für eine neue Kommunikationslösung entscheiden, ist es wichtig, aktuelle Medien zu integrieren, aber auch einen Blick in die Zukunft zu richten.

Unified Communications-Lösungen bieten schon heute die Möglichkeit, über unterschiedliche Kanäle zu kommunizieren. Die Integration von Sprache, Video, Web-Konferenzen, Chat & Co sind bei vielen Systemen möglich. Auch bieten viele Anbieter umfangreiche Mobilitätslösungen an, um das Kommunikationssystem unabhängig vom Endgerät und vom Aufenthaltsort zu nutzen.

Bei der Integration von Web 2.0-Anwendungen wird die Luft schon dünner. Soziale Medien und webbasierte Sprach- und Video-Dienste wie Skype einzubinden, ist bei vielen Anbietern noch nicht oder nur eingeschränkt möglich.

Insbesondere durch rasant steigende Bandbreiten im mobilen Internet entstehen immer neue Anwendungen, welche die Kommunikation auch in Zukunft verändern werden. Gleichzeitig wird sich das Anwenderverhalten weiterentwickeln.

Auch die Plattformen für Kommunikationslösungen befinden sich im Wandel. In der (Tele-) Kommunikation hält die Virtualisierung Einzug. War bis vor einigen Jahren noch in jeder Lokation eines Unternehmens eine eigene Telefonanlage zu finden, so sind einige Außenstellen inzwischen häufig nur noch über VoIP angebunden. Zukünftig ist denkbar, dass einzelne Unternehmensstandorte ausschließlich über eine Cloud-Kommunikationslösung bedient werden.

Die Lösung, in welche Sie heute investieren, muss für die genannten zukünftigen Anforderungen offen sein und die bestehende Infrastruktur integrieren. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass ein komplettes Unternehmen in einem Zug auf eine neue Lösung migriert wird. Vielmehr wird es für lange Zeit eine Mischung von bestehenden Systemen und neuen Lösungen geben.

Genau hierin besteht die Herausforderung für Ihre zukünftige Kommunikationslösung:

  • Aktuell benötigte Kommunikationskanäle können intelligent genutzt werden
  • Bestehende Systeme und Komponenten können eingebunden werden
  • Die Lösung ist offen für zukünftige Anwendungen und kann einfach erweitert werden

Ich unterstütze Sie gerne dabei, die optimale Kommunikationslösung für Ihre internen oder externen Kunden zu finden, und bringe die Erfahrungen aus anderen Kundenprojekten in Ihre Projekte mit ein.

Kunden – intern und extern – einen Mehrwert bieten

Als interner Dienstleister oder externer Partner können Sie Ihren Kunden mit einer intelligenten Kommunikationslösung einen hohen Mehrwert bieten.

Hierzu gilt es, bereits im Vorfeld eines Projektes, den Fachabteilungen eines Unternehmens die Möglichkeiten moderner Kommunikationslösungen aufzuzeigen. Dann können, gemeinsam mit den Ansprechpartnern dort, der zukünftige Bedarf und die Anforderungen an eine neue Unified Communications-Lösung festgelegt werden.

Diese Vorgehensweise ist für die meisten Kunden und Systemhäuser noch sehr ungewohnt. Häufig wird durch die IT- oder TK-Abteilungen eine Kommunikationslösung ausgewählt. Die Anwender werden dann erst im Zuge der Inbetriebnahme informiert und geschult.

Meine Erfahrungen zeigen, dass zwischen den Vorstellungen der IT- oder TK-Abteilung und den Anforderungen der Fachabteilungen große Unterschiede bestehen. In meinen Kundenprojekten lege ich vorab, gemeinsam mit den technischen Verantwortlichen, die Anforderungen an das zukünftige Kommunikationssystem fest. Im Anschluss führe ich gemeinsam mit den IT- bzw. TK-Verantwortlichen Gespräche mit verschiedenen Fachabteilungen des Unternehmens. Beispiele hierfür sind der Vertrieb, die Auftragsannahme, die Serviceabteilungen, der Empfang, aber auch die Geschäftsführung und der Betriebsrat.

In einem Gespräch mit der telefonischen Auftragsannahme kann sich beispielsweise herausstellen, dass eine Kopplung des CRM-Systems an das zukünftige Kommunikationssystem den Mitarbeitern dort professionelleres Arbeiten im Kontakt mit den Kunden ermöglicht.

Aus den Terminen bei den Anwendern ergibt sich eine Anforderungsübersicht an die zukünftige Kommunikationslösung, die sich am wirklichen Bedarf des Unternehmens – insbesondere der Fachabteilungen und Mitarbeiter – orientiert, welche die Lösung dann täglich nutzen. Die Unterschiede zwischen den oben beschriebenen, auf Basis der Technik entschiedenen, Bedürfnisse und der sich am Ende der Gespräche ergebenden Erfordernisse an eine Unified Communications-Lösung sind nach meiner Erfahrung groß.

Die erzielte Verbesserung an der Kundenschnittstelle ist auch als Argument für den kaufmännischen Entscheider hilfreich. IT-Abteilungen kennen die Schwierigkeiten, Investitionen zu begründen, zur Genüge.

Ich unterstütze Sie gerne bei der Anforderungsanalyse Ihrer internen oder externen Kunden und bringe die Erfahrungen aus anderen Kundenprojekten in Ihre Projekte mit ein.